オフィスワークでのMacの活用
近年、バックオフィス業務におけるデバイスの選択肢が多様化しており、Windowsに加えてMacを導入する企業や個人も増えてきました。スタイリッシュなデザインや直感的な操作性、優れたセキュリティ性能が魅力のMacですが、実際の業務にどのように活かせるのでしょうか。
本記事では、バックオフィス業務におけるMacを活用するためのおすすめアプリを紹介しております。実際に使用し始めたけれど活用方法に悩んでいる方に向けて、実践的な情報をお届けします。
おすすめアプリ
コミュニケーションや会議用アプリなど様々ありますが、今回は、オフィスワークの作業に絞ってアプリを紹介したいと思います。また、当会計事務所ではMacとWindowsの両方を使用して業務を行っており、日常的に使用しているアプリに絞っております。
Alfred
Alfredは、Macの作業効率を劇的に向上させるアプリランチャーです。キーボードショートカットやカスタムワークフローを使って、アプリの起動、ファイルの検索、クリップボード履歴の管理などが迅速に行えます。特に、頻繁に使用するアプリやファイルへのアクセスをスピードアップするために役立ちます。
八ツ役Alt＋Spaceを押してAlfredを起動し、Google検索も、Chatgptでの作業も、電卓代わりにも使うことができます。Alfredの使用頻度は非常に高いです。
Clean Shot X
Clean Shot Xは、スクリーンショットや画面録画を簡単に行うためのツールです。注釈機能やスクロールキャプチャ、GIF作成など、多機能なスクリーンショットツールとして、クライアントへのプレゼン資料作成やドキュメントの共有に大いに役立ちます。
八ツ役仕事でスクショを取ることは非常に多いと思いますが、取った画像への書き込みだけでなく、スクショを画面に固定して表示して作業することもできるので、凄くお勧めなアプリの一つ。
Notion＋Norionカレンダー
Notionは、オールインワンのワークスペースアプリです。ノート作成、タスク管理、データベース管理など、多様な機能を備えています。プロジェクトごとにドキュメントやタスクを整理し、チームとのコラボレーションをスムーズに行えるため、コンサルティング業務において非常に有用です。
会計事務所のマニュアルや、個人的な読書本の要約やブログのドラフトなど、多くの情報のデータベース化しております。以前は、OneNote、Trello、GoogleドキュメントやEvernoteを利用していましたが、現状はNotionを使っております。
八ツ役会計事務所のマニュアルの作成、取引先やプロジェクトの管理、タスク管理、データベース作成など多くの作業に使用しております。
サイボーズなど多くのツールがありますが、会計事務所では、Notionをフル活用して業務を行っております。
Notionカレンダーは予定をショートカットでコピペできますので、Googleカレンダーよりも使い勝手がいいように感じます。
Magnet
Magnetは、ウィンドウ管理アプリです。デスクトップ上のウィンドウを簡単にスナップして配置できるため、複数のアプリやドキュメントを同時に開いて作業する際に便利です。効率的な作業環境を整えることで、生産性を向上させます。
Yoink
Yoinkは、ドラッグ＆ドロップ操作を簡素化するアプリです。ファイルやテキストを一時的に「置く」ためのスペースを提供し、ドラッグ＆ドロップの操作を簡単にします。複数のファイルを整理しながら作業する際に役立ちます。
Clipy
Clipyは、クリップボード管理アプリです。コピー＆ペーストの履歴を保存し、過去にコピーしたテキストや画像を簡単に再利用できます。頻繁に同じ内容をコピー＆ペーストする必要がある場合に非常に便利です。
Edge
Edgeは、高速でセキュアなウェブブラウザです。特にビジネスユーザー向けに最適化されており、組み込みのセキュリティ機能や生産性向上ツールが豊富です。Microsoftアカウントとの連携により、ブックマークやパスワードの同期も簡単です。
個人的には、Edgeを導入する目的はサイトのアプリ化となります。GmailやGoogleカレンダーやTwitter(X)など、ブラウザーで使用しているサイトについては、Edgeのアプリ化を使ってアプリとしてMacにインストールした方が使いやすいです。
Parallels
Parallelsは、Mac上でWindowsを仮想環境として実行するためのアプリです。Windowsアプリをネイティブのように使用できるため、クライアントが提供するWindows専用のソフトウェアやツールを使用する際に役立ちます。
Windowsのソフトを利用しないといけないケースが多くありますので、ParallelsとWIndows11とMicrosoft Office 365をインストールしておくと、仕事で困ることはほとんどなくなります。
八ツ役Macで仕事をする場合、Parallels＋Windows＋Microsoft365は必須のアプリと考えています。
Macで日本語のキーボードを使っている場合は、キーの配置が異なったり、Window PCとは作業の効率が大きく落ちるかと思います。
いかにキーの配置や、Parallelsのショートカットを工夫してWindows PCと同等の効率を維持できるかがポイントとなります。
Windows11
Parallelsを使ってMac上でWindows 11を実行することで、最新のWindows環境を利用できます。互換性の問題を解消し、Windows専用のアプリケーションやツールを使用する際に便利です。
ただし注意が必要となるのが、WindowsがARM版のため、対応していないソフトがあるという点です。会計や税務では達人シリーズやJDLなど使用している事務所が多いソフトが対応していないです。
Microsoft 365
Microsoft 365は、ビジネスに欠かせないWord、Excel、PowerPoint、Outlookなどのアプリケーションを含むスイートです。クラウドベースでのドキュメント共有や共同編集機能も備えており、効率的な業務遂行をサポートします。
個人的には、Word、ExcelなどはMac版はインストールせず、Windows11版のみをインストールしております。操作性がMacとWindowsでは異なるため、Windows版を利用しショートカットや操作感をそのまま使える環境の方が効率的に感じます。
